A HR-esek és a pénzügyi szakemberek közötti nézeteltérések gyakran már a létszámtervezésnél megmutatkoznak. Előfordulhat, hogy a HR részletesen kidolgozott munkaerő-tervét a pénzügyi osztály egy olyan költségkerettel küldi vissza, amelynek alapjait az előbbi részleg nem is ismeri. Miközben a HR minden tételt gondosan kalkulál, a pénzügy olyan előrejelzésekből indul ki, amelyekhez a másik területnek nincs hozzáférése.
Az Orgvue 2019-es, több mint 400 brit és amerikai HR-es, illetve pénzügyi döntéshozó bevonásával készült kutatása szerint mindössze 40 százalékuk tartotta együttműködőnek a két terület kapcsolatát. A helyzet megítélésében ráadásul jelentős különbség mutatkozott: a HR-vezetők 55 százaléka vélte eredményesnek a közös munkát, a pénzügyi szakemberek körében viszont csak 25 százalék osztotta ezt a véleményt. De mi áll a háttérben, és hogyan lehetne közelebb hozni egymáshoz a két részleget?Két részleg, kétféle szemlélet és eltérő adatok
A HR és a pénzügy jellemzően más időtávban gondolkodik, és a teljesítményt is eltérő szempontok alapján értékeli. A pénzügyi tervezés többnyire negyedéves és éves ciklusokhoz, valamint beszámolási határidőkhöz igazodik. A HR ezzel szemben a toborzási folyamatokat, a fluktuációt, a munkavállalói elégedettséget és a megtartást követi nyomon. Ezek a mutatók azonban nem feltétlenül illeszkednek a pénzügyi év ritmusához.Ha a kétféle megközelítést nem hangolják össze, könnyen előfordulhat, hogy a bérkeretek meghatározásakor nem veszik figyelembe az aktuális piaci fizetéseket, vagy úgy születnek létszámbővítési döntések, hogy azok pénzügyi következményeit nem modellezték megfelelően.
A CEBR Orgvue számára készített, 2019-es elemzése arra is rámutatott, milyen komoly gazdasági potenciál rejlik a hatékonyabb munkaerő-tervezésben. Ha a nagy brit vállalatok összességében pontosabb képet kapnának saját munkaerő-állományukról, az Egyesült Királyság GDP-je 10,4 milliárd fonttal, vagyis 0,5 százalékkal emelkedhetne. A kutatás szerint ráadásul a nagy brit és amerikai szervezetek harmada évente kevesebb mint 10 ezer dollárt fordított annak felmérésére, hogy a munkatársak megfelelő pozícióban, a megfelelő feladatokat végzik-e.
Milyen pénzügyi adatokra lenne szüksége a HR-nek?
Ha a HR kizárólag az éves, nyilvános pénzügyi beszámolókból tájékozódhat, nehéz lesz érdemi párbeszédet kialakítania a pénzügyi területtel. Ezek a dokumentumok elsősorban a vállalat korábbi időszakának átfogó eredményeit mutatják be, de nem feltétlenül derül ki belőlük, hogy egy-egy részleg működtetése hónapról hónapra mennyibe kerül. Pedig a HR-nek éppen ilyen részletes információkra van szüksége ahhoz, hogy megalapozottan érveljen a létszám- és bérköltségekről.Itt válik különösen fontossá a vezetői számvitel és a pénzügyi számvitel közötti különbség. Míg a pénzügyi számvitel elsősorban a jogszabályi megfelelést és a külső érintettek tájékoztatását szolgálja, addig a vezetői számvitel a közelmúlt eredményeit és a várható folyamatokat is részletesen bemutatja. Ez utóbbi így közvetlenebbül támogatja a vállalaton belüli döntéseket, például a költségvetés vagy a munkaerő-felvétel megtervezését.
Érdemes ezért havi, részlegekre lebontott vezetői kimutatásokat kérni, amelyek nem csupán a bérköltségeket tartalmazzák, hanem az egy munkavállalóra jutó teljes foglalkoztatási kiadást is. Ebbe a fizetés mellett a munkáltatói járulékok, a nyugdíj-hozzájárulások és a béren kívüli juttatások is beletartoznak.
Az együttműködés azonban nem működhet egyoldalú adatkérésekre építve. A HR-nek is meg kell osztania a pénzügyi csapattal a saját tervezési számait: a várható felvételeket, a fluktuációs előrejelzéseket, valamint az aktuális létszám- és teljes munkaidős egyenértékadatokat (FTE). Így mindkét terület azonos kiindulópontból készítheti el a terveit.
A CIPD és a CIMA már 2013-ban felismerte a két szakterület közötti kapcsolat erősítésének szükségességét, amikor közös kutatási programot indítottak. Több mint egy évtizeddel később azonban az együttműködés sok helyen továbbra is inkább az egyes csapatok kezdeményezésén múlik, nem pedig a vállalati működés természetes része.
A megoldáshoz mindkét részleg hozzájárulására szükség van
Önmagában egy szervezeti átalakítás vagy új vállalatirányítási rendszer bevezetése nem fogja megszüntetni a HR és a pénzügy közötti távolságot. Az Orgvue kutatása szerint az 1000 főnél többet foglalkoztató brit vállalatok vezetőinek 84 százaléka egyetértett azzal, hogy a két terület szorosabb együttműködése javítaná a stratégiai tervezés és a megvalósítás hatékonyságát. A felismerés azonban önmagában kevés: a változásnak a mindennapi munkafolyamatokban is meg kell jelennie.A legnagyobb előrelépést a konkrét, közösen kialakított gyakorlatok hozhatják. A HR-nek és a pénzügynek meg kell állapodnia egy egységes létszám- és FTE-adatbázis használatáról, a pozíciók költségeit pedig nem csupán az alapfizetés, hanem a teljes foglalkoztatási ráfordítás alapján kell meghatározniuk. Emellett érdemes havi vagy negyedéves közös költségvetési egyeztetéseket bevezetni, ahol a két csapat egyetlen összehangolt tervet alakít és frissít, ahelyett, hogy egymásnak küldözgetnék a különálló dokumentumokat.
Fontos az is, hogy a HR ne csupán utólag értesüljön a végleges pénzügyi keretekről, hanem már a döntések előkészítésekor részt vehessen a folyamatban. Ha a személyügyi és pénzügyi szempontok egyaránt érvényesülnek, a vállalat reálisabb terveket készíthet, és hatékonyabban használhatja fel erőforrásait. Az együttműködés elindításához pedig egyik részlegnek sem kell a másik engedélyére várnia: a közös munka már az adatok és a tervezési szempontok megosztásával elkezdődhet.
A hatékony vállalati működéshez elengedhetetlen a különböző szakterületek együttműködése, de legalább ilyen fontos, hogy minden munkakörben megtaláljuk a megfelelő szakembereket. Ha új HR-es vagy pénzügyi pozíciót keresel, nézz körül a Jobinfo.hu állásajánlatai között, és találd meg a következő szakmai lehetőségedet!
Ennek a cikknek az előkészítésében AI-asszisztens működött közre, a végleges tartalmat újságírónk szerkesztette és ellenőrizte.
