A hibrid munkavégzés papíron ideális megoldásnak tűnhet: a dolgozók rugalmasan oszthatják be az idejüket, és otthonról vagy az irodából is elvégezhetik feladataikat. A gyakorlatban azonban már egy kisebb technikai probléma is komoly fennakadást okozhat. Előfordulhat, hogy valaki otthonról nem fér hozzá a bérszámfejtési rendszerhez, egy új munkatárs pedig hiába kapott laptopot, annak meghibásodása esetén nem tudja, kihez forduljon segítségért.
A hibrid munkarend hatékony működtetéséhez ezért nem elegendő lefektetni a rugalmas munkavégzés szabályait. A HR-nek és az informatikai területnek együtt kell gondoskodnia arról, hogy a munkatársak mindkét helyszínen megfelelő eszközökkel, elérhető támogatással és biztonságos hozzáféréssel dolgozhassanak. Ehhez a következő hat gyakorlati lépés is sokat segíthet.1. Legyen elérhető távoli informatikai segítségnyújtás is
Ha egy alkalmazás az irodában nem működik megfelelően, a rendszergazda akár néhány perc alatt odaléphet a munkatárs asztalához, és megvizsgálhatja a hibát. Otthoni munkavégzés esetén ugyanez jóval körülményesebb lehet: a dolgozónak telefonon vagy e-maiben kell elmagyaráznia, milyen hibaüzenetet lát, vagy milyen beállításokkal próbálkozott. Egy határidős feladat közben ez különösen frusztráló.A távoli informatikai támogatás lehetővé teszi, hogy az arra jogosult szakember anélkül vizsgálja meg a problémát, hogy személyesen fel kellene keresnie a munkavállalót.
A támogatott munkamenet során a dolgozó elindít egy kisebb programot, majd megosztja a technikussal a kapcsolódáshoz szükséges azonosítót és jelszót. Az előzetesen beállított, engedélyezett eszközökhöz felügyelet nélküli hozzáférés is biztosítható például karbantartási feladatokhoz.
Fontos azonban, hogy nem minden hiba orvosolható távolról. Egy hardver meghibásodása vagy az internetkapcsolat teljes kiesése továbbra is személyes beavatkozást vagy más típusú segítséget igényelhet.
2. Mindenki tudja, hová fordulhat, ha probléma merül fel
A munkavállalóknak nem szabad találgatniuk, hogy egy informatikai hiba esetén kit kell keresniük. Érdemes egyértelmű hibabejelentési csatornát kialakítani, például közös ügyfélszolgálati e-mail-címet vagy jegykezelő rendszert. Utóbbi segítségével a bejelentések nyomon követhetők, és az egyes feladatok a megfelelő szakemberekhez rendelhetők.Ha a vállalat külső szolgáltatóval dolgozik, a megállapodásban pontosan rögzíteni kell a támogatás elérhetőségét és a sürgős esetek kezelésének rendjét is. Nem mindegy ugyanis, hogy egy munkatárs nem tud belépni a fizetési rendszerbe, vagy csupán egy rutinszerű szoftverfrissítéshez kér segítséget. Az előbbi gyorsabb beavatkozást igényelhet.
A HR feladata lehet, hogy már a belépéskor tájékoztassa az új dolgozókat a hibabejelentés módjáról. Arra is érdemes gondolni, mi történik akkor, ha valaki éppen az e-mail-fiókjához nem fér hozzá: ilyenkor is rendelkezésére kell állnia egy alternatív kapcsolattartási lehetőségnek. A folyamatnak otthonról és az irodából egyaránt egyszerűen működnie kell.
3. Ellenőrizzék, hogy az alkalmazások a dolgozók eszközein is működnek-e
Az sem ritka, hogy egy munkatárs az irodában gond nélkül használ egy vállalati rendszert, otthonról viszont már nem tud csatlakozni hozzá. A különböző eszközök, hálózati beállítások és jogosultságok miatt ugyanis ugyanaz az alkalmazás eltérően viselkedhet a két munkavégzési helyszínen.Az informatikai csapatnak ezért érdemes a ténylegesen használt eszközökön is tesztelnie a hozzáférést, és dokumentálnia az otthoni munkavégzéshez engedélyezett kapcsolódási módokat. A vállalati hálózathoz például virtuális magánhálózat, vagyis VPN segítségével lehet biztonságos kapcsolatot létrehozni, míg más rendszerek böngészőn keresztül biztosítanak hozzáférést az alkalmazásokhoz. A megfelelő megoldást mindig a használt szoftverek és a vállalat biztonsági követelményei határozzák meg.
A dolgozóknak arra az esetre is érthető útmutatást kell kapniuk, ha a megszokott hozzáférésük nem működik. Enélkül előfordulhat, hogy saját e-mail-címükre továbbítanak céges dokumentumokat, vagy nem megfelelően védett, a vállalat által nem felügyelt eszközökön tárolják a munkafájlokat.
4. A távoli informatikai segítségnyújtásnak is legyenek adatvédelmi szabályai
Amikor egy technikus távolról megtekinti a munkavállaló képernyőjét, bizalmas dokumentumokkal, személyes értesítésekkel vagy akár más munkatársak adataival is találkozhat. A vállalatnak ezért világosan meg kell határoznia, hogy a szakember milyen információkhoz férhet hozzá, milyen műveleteket végezhet el, hogyan engedélyezhető a kapcsolódás, és miként zárul a támogatási munkamenet.Ha a távoli segítségnyújtás során felvételek is készülnek, a dolgozókat tájékoztatni kell a rögzítés céljáról, a hozzáférésre jogosultakról és a megőrzési időről. Az otthonukban dolgozók éppen ezért nagyobb magánszférára számíthatnak, mint a munkahelyükön. Az otthoni munkavégzés adatvédelmi szempontjai ezért külön figyelmet érdemelnek.
A távoli informatikai segítségnyújtás önmagában nem jelent munkavállalói megfigyelést. Ha azonban a vállalat a felvételeket vagy az eszközök aktivitási adatait a dolgozók ellenőrzésére is felhasználja, további adatvédelmi követelményeknek kell megfelelnie. Az egyértelmű szabályok segítenek abban, hogy a munkatársak pontosan tudják, mi történik, amikor technikai segítséget kérnek.
5. Az otthoni munkaállomásokat is külön fel kell mérni
Attól, hogy egy laptop megfelelően működik, még nem biztos, hogy a munkavállaló otthoni munkakörnyezete is ideális. Aki például naponta több órát tölt a konyhaasztalnál, annak gondot okozhat a nem megfelelő ülőhelyzet, a monitor rossz elhelyezése vagy a szükséges munkaterület hiánya.Az érintett munkáltatóknak fel kell mérniük a munkakörülményeket, és intézkedniük kell az azonosított kockázatok csökkentéséről. Megfelelő oktatás után a dolgozók akár saját maguk is elvégezhetik a szükséges felméréseket. A HR koordinálhatja az esetleges változtatásokat, az IT pedig ellenőrizheti, hogy az eszközök és a hálózati megoldások megfelelnek-e a munkavégzés feltételeinek.
Fontos különbséget tenni az ergonómiai problémák és a technikai hibák között. Attól, hogy valaki be tud jelentkezni a rendszerbe és meg tudja nyitni az alkalmazásokat, még nem biztos, hogy az otthoni munkaállomása egészséges és biztonságos munkavégzést tesz lehetővé.
6. Ne csak a hibákat javítsák ki, hanem a visszatérő problémák okát is keressék meg
Az informatikai támogatási kérelmek rendszeres áttekintése olyan ismétlődő hibákra is rávilágíthat, amelyeket az egyedi javítások nem oldanak meg véglegesen. Ha például minden hétfő reggel több dolgozó ugyanazzal a kapcsolódási problémával jelentkezik, érdemes megvizsgálni, hogy egy közös alkalmazás, valamelyik eszköz beállítása vagy a munkatársaknak adott útmutató okozza-e a fennakadást.A távoli eszközfelügyeleti szoftverek bizonyos esetekben lehetővé teszik a vállalat által kezelt számítógépek és szerverek állapotának ellenőrzését, valamint a problémák korai jelzését. Ez azonban nem ugyanaz, mint a képernyőmegosztáson alapuló segítségnyújtás, amely egy konkrét munkavállaló aktuális hibájának megoldását szolgálja.
A HR és az IT közösen, rendszeres időközönként áttekintheti a leggyakoribb problémákat, a megoldatlan bejelentéseket és azt is, mennyi időt töltenek a dolgozók segítségre várva. Ezek az adatok elsősorban a támogatási folyamat fejlesztéséhez adhatnak támpontot, nem pedig az egyéni teljesítmény megítéléséhez.
Egy otthoni munkavégzés közben jelentkező hiba sokat elárulhat arról, mennyire hatékony a vállalat segítségnyújtási rendszere. Tudta-e a munkatárs, hová forduljon? Megkapta-e biztonságosan a szükséges támogatást? Mi okozta az esetleges késedelmet? A válaszokból kiderülhet, hogy az útmutatókon, az eszközökön vagy magán a támogatási folyamaton kell-e változtatni.
A hibrid munkavégzés akkor lehet valóban hatékony, ha a rugalmasságot megfelelő technikai háttér és jól működő vállalati folyamatok egészítik ki. A munkavállalók számára nemcsak az számít, hogy honnan dolgozhatnak, hanem az is, hogy bármelyik helyszínen rendelkezésükre állnak-e a feladataik elvégzéséhez szükséges feltételek.
Te is olyan munkahelyet keresel, ahol a rugalmas munkavégzés és a támogató vállalati környezet egyaránt fontos? Nézz körül a Jobinfo.hu állásajánlatai között, és találd meg a számodra megfelelő lehetőséget!
Ennek a cikknek az előkészítésében AI-asszisztens működött közre, a végleges tartalmat újságírónk szerkesztette és ellenőrizte.
