Egy HR-technológiai projektnek van egy jól felismerhető pillanata: a rendszer élesedik, kiküldik az ünnepi hangvételű projektzáró e-mailt, a résztvevők pedig megkönnyebbülten gondolnak arra, hogy végre túl vannak rajta.
Érthető a megkönnyebbülés. Hónapok telhetnek el bemutatókkal, workshopokkal, adat-tisztítással és teszteléssel, ráadásul a bérszámfejtés határideje előtt akár néhány álmatlan éjszaka is belefér. Mégis érdemes egy kicsit tovább várni az ünnepléssel.
A rendszer élesítése ugyanis nem feltétlenül az a pont, ahol eldől egy HR-technológiai projekt sorsa. Sokkal inkább az azt követő három hónapban derül ki, hogy a munkatársak valóban használni kezdik-e az új megoldást, vagy a korábbi kerülőutak lassan visszatérnek.
Miért különösen fontosak az első hetek?
A bevezetés előtt az új rendszer leginkább projekttervekben és tesztkörnyezetekben létezik. Minden működőképesnek tűnhet, de még nem találkozott azzal a több száz vagy több ezer emberrel, akiknek a mindennapi munkában kell majd használniuk.
Az éles indulás után azonban már valódi helyzetek jelennek meg. A munkatárs szabadságot szeretne rögzíteni, a vezető este hatkor a telefonjáról hagy jóvá egy költséget, a bérszámfejtési csapat pedig egy olyan határidővel dolgozik, amelyet nem lehet egyszerűen néhány nappal arrébb tolni.
Ebben az időszakban nagyon gyorsan kialakulnak a szokások. Ha például valaki már az első héten nem találja meg, hogyan módosíthatja a bankszámlaszámát, könnyen lehet, hogy inkább e-mailben fordul a HR-hez. Ha ugyanez történik a harmadik héten is, az e-mail hamarosan az új rendszer helyett a megszokott megoldássá válik.
Néhány hónap alatt ezek a kis kerülőutak akár az új folyamat részévé is válhatnak, miközben a drágán bevezetett platformot egyre kevesebben használják. Ha pedig a munkatársak egyszer elveszítik a bizalmukat egy rendszerben, azt később már sokkal nehezebb visszaszerezni.
Hol szoktak elcsúszni a projektek?
A projektcsapat a go-live napján szétszéled. Ez az egyik leggyakoribb probléma. A költségvetést, az erőforrásokat és a tanácsadói munkát általában az éles indulás dátumára tervezik. Amikor ez megtörténik, a projektcsapat feloszlik, a külső szakemberek továbblépnek a következő ügyfélhez, a belső munkatársak pedig visszatérnek azokhoz a feladatokhoz, amelyeket a projekt miatt hónapokig háttérbe szorítottak. Éppen akkor fogy el a kapacitás a hibák kezelésére, amikor a legtöbb váratlan helyzet bukkanhat fel.
A régi folyamatokat egyszerűen átmásolják az új rendszerbe. Érthető törekvés, hogy egy vállalat a már megszokott működést szeretné viszontlátni az új szoftverben. Ha azonban minden jóváhagyási lépést, táblázatot és manuális ellenőrzést változtatás nélkül átültetnek, akkor könnyen egy drága, bonyolultabb változata jön létre annak, amit korábban is csináltak. A munkatársak pedig gyorsan észreveszik, ha az új rendszer valójában nem egyszerűbbé, hanem nehezebbé teszi a munkát.
Az adatproblémák csak az első belépés után válnak láthatóvá. Az adatmigráció jelentőségét sok projektben alábecsülik. Duplikált rekordok, elavult munkaköri megnevezések vagy már nem aktuális vezetői kapcsolatok kerülhetnek át az új rendszerbe. Előfordulhat, hogy ezek egy része a tesztelés során sem derül ki. Aztán az első napon egy munkatárs hibás vezetőt lát a profiljában, vagy nem megfelelő szabadságegyenleg jelenik meg számára. Ez lesz az első élménye az új rendszerrel kapcsolatban. Ha pedig a hiba a bérszámfejtést is érinti, annak már jóval komolyabb következménye lehet.
A képzés a használat módját megmutatja, de azt nem, hogy miért érdemes váltani. Néhány webinár és egy PDF-es használati útmutató önmagában még nem jelent valódi változásmenedzsmentet. A munkatársaknak azt is érteniük kell, milyen előnyt jelent számukra az új rendszer. Kevesebb adminisztrációt? Gyorsabb ügyintézést? A saját képzési adataik önálló elérését? A vezetőkről sem szabad megfeledkezni, hiszen ők az egyik legfontosabb felhasználói csoportot jelentik. Ha a vezetők panaszkodnak az új megoldásra, annak hatása a saját csapatuk használati hajlandóságán is gyorsan megjelenik.
A go-live utáni támogatás túl rövid vagy nem egyértelmű. A legtöbb projekttervben szerepel valamilyen indulás utáni támogatási időszak, ennek azonban gyakran nincs megfelelően gazdája. A hibákat több különböző csatornán jelentik, nem világos, ki kezeli őket, a támogatási időszakot pedig túl hamar lezárják, mert kívülről úgy tűnik, hogy minden rendben működik. A csend azonban nem feltétlenül azt jelenti, hogy nincs probléma. Az is lehet, hogy a munkatársak egyszerűen felhagytak a hibák jelzésével.
Nincs egyértelmű gazdája a rendszernek. Érdemes megkérdezni: ki lesz felelős a rendszerért hat hónappal a bevezetés után? Ki kezeli a konfigurációs változtatásokat? Ki követi a szolgáltató frissítéseit? Ki figyel arra, hogy az adatok továbbra is pontosak legyenek? A felhőalapú rendszerek folyamatosan változnak, és ha senki nem tartja rajtuk a szemét, idővel eltávolodhatnak attól, ahogyan a vállalat ténylegesen működik.
A siker mércéje maga a projekt lesz, nem az üzleti eredmény. Az, hogy egy rendszer időben és a tervezett költségkereten belül indult el, természetesen fontos. Önmagában azonban semmit nem mond arról, hogy valóban használják-e. Érdemes azt is figyelni, hogyan változik az önkiszolgáló funkciók használata, hány HR-megkeresés érkezik, vagy mennyi idő alatt történnek meg a jóváhagyások. Ha ezeket a mutatókat nem követjük, könnyen előfordulhat, hogy csak akkor vesszük észre a problémát, amikor már beépült a mindennapi működésbe.
Hogyan lehet elkerülni ezeket a problémákat?
A sikeres szervezetek gyakran úgy tekintenek az első 90 napra, mint a projekt önálló szakaszára. Saját tervvel, felelősökkel és erőforrásokkal készülnek rá, nem egyszerűen lezárják a projektet az éles indulás napján.
Nagyjából három egymásra épülő szakaszban érdemes gondolkodni.
Az első hónap: legyen stabil a rendszer
Az első hónap legfontosabb feladata a bizalom kialakítása. Érdemes először azokat a problémákat megoldani, amelyeket a felhasználók azonnal érzékelnek.
Legyen egyértelmű, hol lehet jelezni a hibákat, és minden bejelentésre érkezzen visszajelzés akkor is, ha a tényleges javítás hosszabb időt vesz igénybe. A projekt kulcsszereplőit – beleértve a külső támogatókat is – célszerű továbbra is elérhetővé tenni.
Különösen fontos a bér-, jelenléti és személyes adatok ellenőrzése, hiszen ezeknél a hibákat a munkatársak nehezen tolerálják. Az első bérszámfejtést ezért érdemes a megszokottnál több kontrollal lefuttatni, lehetőség szerint pedig egy ideig párhuzamos ellenőrzést is alkalmazni.
A kommunikációt sem szabad elengedni. Egy rövid heti összefoglaló arról, hogy milyen problémákat sikerült megoldani, és mi következik ezután, sokat segíthet. A munkatársak így azt látják, hogy valaki továbbra is felelősséget vállal a rendszer működéséért.
A második hónap: váljon valóban használttá
Ha a rendszer már stabilan működik, érdemes megnézni, hogyan használják azt ténylegesen a munkatársak. Mely funkciók népszerűek? Melyeket kerülik? Mikor térnek vissza még mindig az e-mailhez vagy az Excel-táblázatokhoz?
Ebben a szakaszban a célzott segítség sokszor többet ér, mint egy újabb általános oktatás. Hasznos lehet egy rövid vezetői ismétlő képzés, egy egyoldalas útmutató a leggyakrabban használt funkciókról, illetve néhány belső „nagykövet”, aki a saját területén gyorsan tud segítséget adni a kollégáknak.
Érdemes visszajelzést is kérni, majd megmutatni, hogy az észrevételeknek valóban van következményük. Ha egy munkatárs azt látja, hogy a javaslata nyomán változik valami, sokkal könnyebben válik aktív felhasználóvá.
Ezzel párhuzamosan fokozatosan érdemes megszüntetni a régi megoldásokat is. Ha ugyanis a korábbi Excel-tábla vagy közös e-mail-fiók továbbra is rendelkezésre áll, sokan természetes módon ahhoz fognak visszatérni.
A harmadik hónap: legyen jobb, mint induláskor
A harmadik hónapra már jóval pontosabb kép alakulhat ki arról, hogyan működik a rendszer a gyakorlatban. Ekkor érdemes elővenni azokat a kompromisszumokat is, amelyeket a bevezetés során későbbre halasztottak. Ilyenkor lehet finomhangolni a munkafolyamatokat, bekapcsolni korábban félretett funkciókat, és megszüntetni azokat a felesleges lépéseket, amelyek a használat során váltak láthatóvá.
Legalább ilyen fontos azonban a felelősségi körök véglegesítése is. Ki kezeli a konfigurációkat? Hogyan rangsorolják a változtatási igényeket? Ki követi a szolgáltató frissítéseit? Ki felel az adatminőségért?
A projekt lezárása előtt érdemes újra elővenni az eredeti üzleti indoklást is, és ahhoz mérni az eredményeket. Nem azt kell elsősorban vizsgálni, hogy minden a projektterv szerint történt-e, hanem azt, hogy megvalósult-e az a cél, amiért a vállalat egyáltalán belevágott a fejlesztésbe.
Milyen jelekből látható, ha gond van?
Érdemes figyelni, ha a HR-hez érkező kérdések száma nem csökken, hanem emelkedik. Ugyanilyen figyelmeztető jel, ha a vezetők továbbra is e-mailben intézik azokat a jóváhagyásokat, amelyeket már az új rendszerben kellene elvégezni, vagy ha a munkatársak rendszeresen a HR segítségét kérik olyan információkhoz, amelyeknek elérhetőnek kellene lenniük számukra a platformon.
Az is problémára utalhat, ha ugyanazt a hibát újra és újra jelentik, mégsem történik érdemi változás. Egy-egy ilyen eset önmagában még nem jelent kudarcot, de több hasonló jel együtt már arra utalhat, hogy a rendszer iránti bizalom kezd meginogni.
Nem a go-live napja dönti el a sikert
Őszintén nézve ritkán maga a HR-szoftver a probléma. Sokkal inkább az számít, mi történik az éles indulást követően. Az első néhány hónap alatt dől el, hogy az új rendszer beépül-e a mindennapi munkába, vagy fokozatosan olyan eszközzé válik, amelyet a munkatársak inkább megpróbálnak elkerülni.
Éppen ezért a go-live nem a projekt végét, hanem egy új szakasz kezdetét jelenti. A vállalatnak továbbra is szüksége van a projektben részt vevő szakemberekre, gyorsan kell reagálnia a hibákra, és folyamatosan mérnie kell, hogy a rendszer valóban eléri-e a kitűzött üzleti célokat.
A siker mércéje végső soron nem az, hogy mikor kapcsolták be a rendszert, hanem az, hogy néhány hónappal később hogyan használják azt az emberek. Ha ezt a szemléletet már a tervezés során beépítik a projektbe, sokkal nagyobb az esélye annak, hogy a HR-technológiai beruházás valóban meghozza a tőle várt eredményeket.
Új kihívást keresel a HR területén?
Egy jól működő HR-rendszerhez nemcsak megfelelő technológia, hanem felkészült szakemberek is kellenek. Ha új szakmai kihívást keresel, érdemes körülnézned a Jobinfo.hu aktuális állásajánlatai között, ahol HR-es és más üzleti területeken is találhatsz új lehetőségeket.
Nézd meg a Jobinfo.hu aktuális állásait, és találd meg a következő szakmai lehetőségedet!
