Egy munkatárs megtanul hatékonyan használni egy mesterségesintelligencia-eszközt, és hamarosan már a kollégái is hozzá fordulnak segítségért. Előbb egy csapatmegbeszélésen mutatja be a lehetőségeket, később más részlegek is tanácsot kérnek tőle. Így válhat valakiből rövid idő alatt a vállalat nem hivatalos AI-nagykövete – miközben a saját feladatai és teljesítményelvárásai változatlanok maradnak. Ez komoly HR- és vezetői kihívást jelenthet.
A következő teljesítményértékelésen a szervezet már az AI bevezetésében elért eredményeit ünnepelheti, miközben éppen azt a munkatársat marasztalja el, aki sokat tett a fejlődésért. Az alkalmazott ugyanis olyan feladatokat is ellátott, amelyek korábban nem tartoztak a munkaköréhez, az értékelése viszont továbbra is az eredeti célokat veszi alapul.
Ez olyan vezetői probléma, amellyel a HR-nek már az AI-nagyköveti programok kialakításakor érdemes foglalkoznia. Ha egy munkatárs segíti a szervezet alkalmazkodását, világosan meg kell határozni, mit jelent ez a többletmunka a terhelése, a felelőssége és a karrierlehetőségei szempontjából.
Ismerjük fel, mikor válik a segítségnyújtás önálló feladattá
Természetes, hogy a kollégák támogatják egymást, és nem kell minden rövid szakmai beszélgetésből hivatalos feladatot csinálni. A nehézség akkor kezdődik, amikor az alkalmi segítségnyújtás rendszeres elvárássá, a vállalat működésének fontos elemévé válik.
Egy munkatárs például megmutathatja, hogyan ellenőrizhető egy AI által készített összefoglaló, segíthet egy munkafolyamat átalakításában, vagy felismerheti, ha egy meggyőzőnek tűnő válasz valójában hibás. Egy-egy kérés önmagában nem tűnik jelentősnek, együtt azonban már komoly időt és figyelmet igényelhetnek. Ráadásul olyan szakmai mérlegelésre is szükség lehet, amelyet a munkatárs más feladataitól vesz el.
A vezetők könnyen úgy értelmezhetik ezt, hogy az AI-program sikeres: terjed a tudás, nő a lelkesedés, és a problémák helyben megoldódnak. Ez azonban önmagában még nem bizonyítja, hogy a rendszer hosszú távon is fenntartható azok számára, akik a többieket támogatják. A termelékenység növekedésének megítélésekor azt az időt is figyelembe kell venni, amelyet a munkatársak oktatásra, ellenőrzésre és hibakeresésre fordítanak.
A HR egy egyszerű kérdéssel kezdheti a helyzet feltérképezését: kihez fordul a csapat, ha az AI használata során kérdés vagy probléma merül fel? A válasz olyan felelősségekre is rávilágíthat, amelyek a munkaköri leírásokban egyáltalán nem szerepelnek.
Érdemes megkérdezni az érintetteket, milyen támogatást nyújtanak, milyen gyakran szakítják félbe emiatt a saját munkájukat, és mely kérdések megválaszolására érzik magukat felkészültnek. Attól, hogy valaki be tud mutatni egy hasznos eszközt, még nem kell automatikusan felelősséget vállalnia annak minden alkalmazásáért vagy a technikai hibák elhárításáért.
Legyen egyértelmű, mit várunk el az AI-nagykövetektől
Ha a kollégák támogatása már elvárt, rendszeres feladattá válik, a vezetőknek arról is dönteniük kell, hogyan teremtenek rá kapacitást.
Amennyiben egy munkatárstól oktatási alkalmak megtartását, útmutatók készítését és a csapat segítését várják, azt is meg kell beszélni, mely meglévő feladatai csökkennek, kerülnek át másokhoz, vagy tolódnak későbbre. Ha minden határidő változatlan marad, a rugalmasság ígérete könnyen megoldhatatlan prioritási konfliktust eredményezhet.
Hasznos lehet egy rövid, írásos megállapodás, amely rögzíti a szerepkör célját, a ráfordítható időt, a felelős vezetőt és a munkatárs döntési jogkörének határait. Azt is érdemes tisztázni, hová fordulhatnak a kollégák, ha a kérdés meghaladja az AI-nagykövet tudását vagy hatáskörét.
A szabályozásnak a részlegek közötti együttműködésre is ki kell terjednie. Hiába védi meg ugyanis a közvetlen vezető a munkatárs idejét, ha más területekről folyamatosan újabb kérésekkel keresik meg. A vezetőknek közösen kell meghatározniuk, hogyan rangsorolják ezeket az igényeket, és ki jogosult nemet mondani rájuk.
Ha a többletfeladat jelentős és tartós felelősséggé válik, a HR-nek a munkakör, a besorolás és a juttatás felülvizsgálatát is mérlegelnie kell. A plusz hozzájárulás elvárásához hiteles elismerésnek is társulnia kell.
Ismerjük el azt a tudást is, amely mások fejlődését segíti
A teljesítményértékelésnek azt is meg kell mutatnia, milyen értéket teremt az, aki képessé teszi a kollégáit az önálló AI-használatra.
Az oktatások vagy megválaszolt kérdések egyszerű számlálása csak részleges képet ad. Ha egy AI-nagykövethez hónapról hónapra egyre több kérdés érkezik, az jelentheti a kiváló munkavégzést, de azt is, hogy a csapat túlságosan függővé vált tőle.
Érdemesebb azt vizsgálni, hogy a kollégák képesek-e már önállóan elvégezni bizonyos feladatokat, felismerik-e a gyenge vagy pontatlan AI-válaszokat, és tudják-e, mikor szükséges emberi ellenőrzés. A vezetők konkrét munkapéldákat elemezhetnek, és visszajelzést kérhetnek azoktól is, akik a támogatást kapják.
Ez az AI-nagykövetek kiválasztásának szempontjait is árnyalja. A szoftverek magabiztos használata előny, de az oktatásban legalább ennyire fontos a türelem, az érthető magyarázat és annak vállalása, ha valaki nem tud egy kérdésre biztos választ adni. Az a munkatárs, aki felismeri és jelzi, hogy egy adott helyzetben nem megfelelő az AI alkalmazása, értékesebb segítséget nyújthat, mint az, aki minden kísérletezést támogat.
A tudásnak idővel minél több emberhez kell eljutnia. A kollégák párosítása, a gyakran felmerülő kérdések dokumentálása és a feladatok rotációja csökkentheti az egyetlen munkatárstól való függést, miközben másoknak is lehetőséget ad a fejlődésre.
A munkatárs jövőjéről se feledkezzünk meg
Az AI-nagyköveti szerep a karriertervezés szempontjából is fontos kérdéseket vet fel. Attól, hogy valaki jól segíti mások AI-használatát, még nem derül ki, milyen szakmai jövőt képzel el magának.
Egy munkatárs szívesen indulhat el a vezetés vagy a szervezeti átalakítás irányába, míg más inkább az eredeti szakterületén mélyítené tovább a tudását. Mindkét esetben érdemes átbeszélni, hogyan illeszkedik az új felelősség az egyéni célokhoz, és mikor vizsgálják felül a szerepkört.
Itt válik a munkatársakban rejlő lehetőségek felismerése kézzelfogható vezetői feladattá. A szervezet azonosít egy képességet, teret ad annak fejlesztésére, majd olyan jövőképet alakít ki, amelynek meghatározásában maga az érintett is részt vesz.
Mielőtt tehát új AI-nagykövetet neveznek ki, a HR-nek és a vezetőnek három alapvető kérdésre kell választ találnia: mely feladatokból szabadítanak fel időt az új szerepre, hogyan ismerik el a teljesítményt, és milyen karrierlehetőséget teremthet ez a munkatárs számára? Az egyértelmű válaszok nemcsak a motivációt erősíthetik, hanem azt is segíthetik, hogy az AI-nagykövetek hosszú távon, fenntartható módon támogassák a szervezet fejlődését.
Az új technológiák és a folyamatosan változó munkakörök mellett különösen fontos, hogy olyan állást találj, amely illeszkedik a képességeidhez és a karriercéljaidhoz. Nézz körül a Jobinfo.hu állásajánlatai között, és keresd meg a következő szakmai lehetőségedet!
