A HR-osztályok mindennapi működése ma már elképzelhetetlen digitális rendszerek nélkül. Toborzási platformok, bérszámfejtő szoftverek, munkavállalói nyilvántartások, képzési rendszerek, online kommunikációs eszközök és felhőalapú alkalmazások segítik a szakemberek munkáját. A digitalizáció jelentősen felgyorsíthatja a folyamatokat, ugyanakkor új feladatokat és biztonsági kockázatokat is teremt.
A HR ráadásul különösen érzékeny adatokkal dolgozik. A munkavállalók személyes adatai, fizetési információi, szerződései, teljesítményértékelései és egyéb bizalmas dokumentumai több különböző rendszerben is megjelenhetnek. Ezért nem elég kiválasztani a megfelelő szoftvereket: azt is meg kell oldani, hogy csak az férjen hozzá ezekhez az információkhoz, akinek valóban szüksége van rá.
A digitális átállás során így a hatékonyság, az adatvédelem és a kiberbiztonság egyszerre vált fontos szemponttá. A modern HR-rendszerek ugyanis akkor működnek igazán jól, ha nemcsak megkönnyítik a munkát, hanem megfelelően védik is a rájuk bízott adatokat.
Ma már szinte minden HR-folyamat valamilyen digitális platformhoz kapcsolódik
A HR feladatai az elmúlt években jelentősen kibővültek. A kiválasztás és a bérszámfejtés mellett a szakemberek online kezelik a munkavállalói adatokat, az új belépők beillesztését, a képzéseket, a teljesítményértékeléseket, a szabadságokat és számos belső kommunikációs folyamatot is.
Egy nagyobb szervezetnél akár több tucat különböző rendszer is része lehet a napi működésnek. Ilyen lehet például egy jelentkezőkezelő rendszer, vagyis ATS, egy átfogó HR-információs rendszer, bér- és juttatási platform, online oktatási felület, dolgozói elégedettséget mérő alkalmazás, videóinterjú-rendszer vagy munkaidő- és műszaktervező szoftver.
A megfelelően kiválasztott és összehangolt digitális eszközök rengeteg manuális adminisztrációt kiválthatnak. Kevesebb adatot kell többször rögzíteni, csökkenhet a hibák száma, gyorsabbá válhat a riportálás, és a munkavállalók számára is gördülékenyebbé válhat az ügyintézés.
A sok rendszer használata ugyanakkor azt is jelenti, hogy egyre több felhasználói fiókot, jogosultságot és hozzáférést kell megfelelően kezelni.
A digitális hozzáférések kezelése a biztonság egyik alapja
A HR-rendszerekben található adatok biztonságának megőrzése nemcsak technológiai kérdés. A megfelelő hozzáférés-kezelés az adatvédelem és a vállalati biztonság egyik fontos eleme is.
Az egyik alapvető megoldás a többfaktoros hitelesítés, amely a jelszó mellett egy további azonosítási lépést is megkövetel. Ez jelentősen megnehezítheti, hogy egy illetéktelen személy egy megszerzett jelszóval hozzáférjen egy vállalati rendszerhez.
Legalább ilyen fontos a szerepköralapú jogosultságkezelés. Nem szükséges, hogy minden HR-es minden munkavállalói adathoz hozzáférjen. Érdemes pontosan meghatározni, hogy az egyes munkakörökben dolgozóknak milyen információkra van szükségük a feladataik elvégzéséhez, és csak ezekhez biztosítani hozzáférést.
A felhasználói jogosultságokat időről időre felül is kell vizsgálni. Egy kilépő munkatárs fiókját például nem szabad aktívan hagyni, de a munkakör- vagy szervezeti változások miatt azoknál is szükség lehet módosításra, akik továbbra is a vállalatnál dolgoznak.
A biztonságot tovább javíthatják a megfelelő jelszókezelési megoldások és a rendszeraktivitás ellenőrzése is. A hozzáférési naplók figyelése segíthet abban, hogy szokatlan vagy gyanús tevékenység esetén gyorsabban észleljék a problémát.
Az új technológiának nem újabb adminisztrációt, hanem egyszerűbb munkát kell hoznia
Egy új HR-szoftver bevezetése önmagában még nem jelent fejlődést. Akkor érdemes technológiába fektetni, ha az valóban megkönnyíti a mindennapi folyamatokat, és illeszkedik a vállalat meglévő működéséhez.
Gyorsan megtanulható és könnyen használható legyen
A munkatársaknak nem kellene hosszú és bonyolult betanulási folyamaton keresztülmenniük ahhoz, hogy egy új rendszer alapvető funkcióit használni tudják. Az átlátható felület és az egyszerű kezelhetőség különösen fontos akkor, ha sok felhasználó dolgozik a platformon, vagy gyakran érkeznek új kollégák.
Az adatbiztonság ne legyen másodlagos szempont
A könnyű használat mellett legalább ilyen fontos, hogy a platform megfelelően védje a rajta tárolt információkat. A biztonságos hitelesítés, az adatvédelem, a titkosítás és az átlátható adatkezelési szabályok mind olyan szempontok, amelyeket már a kiválasztáskor érdemes megvizsgálni.
A vállalatnak azt is tudnia kell, hogy a szolgáltató hol és hogyan tárolja az adatokat, kik férhetnek hozzájuk, illetve milyen biztonsági intézkedéseket alkalmaz.
Az integráció sok felesleges munkától kímélhet meg
Ha a különböző HR-rendszerek képesek egymással kommunikálni, jelentősen csökkenhet a párhuzamos adatbevitel. Egy toborzási rendszer, a bérszámfejtés, a munkavállalói nyilvántartás és a kommunikációs platform összekapcsolása nemcsak időt takaríthat meg, hanem az adatpontatlanság esélyét is csökkentheti.
A rendszernek a vállalat növekedését is bírnia kell
Egy néhány tucat munkavállalót kezelő rendszer kiválasztásakor is érdemes előre gondolkodni. Ha a vállalat gyorsan bővül, fontos lehet, hogy a kiválasztott platform később is képes legyen kiszolgálni a nagyobb létszámot. Így elkerülhető, hogy néhány év múlva egy teljesen új rendszerre kelljen átállni.
A hibrid munkavégzés tovább növeli a digitális HR jelentőségét
A távmunka és a hibrid munkavégzés terjedésével a munkavállalók egyre kevésbé kötődnek fizikailag az iroda épületéhez. Ettől azonban ugyanúgy szükségük van hozzáférésre a betanuláshoz szükséges anyagokhoz, képzésekhez, juttatási információkhoz, belső kommunikációhoz és egyéb HR-szolgáltatásokhoz.
A felhőalapú rendszerek ezt jelentősen megkönnyíthetik, hiszen a megfelelő jogosultságokkal a munkatársak helytől függetlenül hozzáférhetnek a szükséges információkhoz.
A rugalmasság azonban új biztonsági kihívásokat is hoz. Minél több helyről és eszközről érik el a vállalati rendszereket, annál fontosabbá válik a megfelelő hitelesítés, a jogosultságok rendszeres felülvizsgálata és a munkatársak biztonságtudatossága.
A digitális HR-eszközök ezért nemcsak a hatékonyságot támogathatják, hanem abban is szerepet játszhatnak, hogy a szétszórtan, több helyszínről dolgozó csapatok működése szervezett és biztonságos maradjon.
A technológia önmagában nem oldja meg a biztonsági problémákat
A legmodernebb szoftver sem képes minden kockázatot kivédeni, ha a felhasználói szokások nem megfelelőek. A biztonságos digitális működéshez ezért olyan mindennapi gyakorlatokra is szükség van, amelyeket az egész HR-csapat követ.
Fontos például, hogy a felhasználói jogosultságokat rendszeresen ellenőrizzék, a távozó munkatársak hozzáféréseit pedig időben megszüntessék. Érdemes azt is nyilvántartani, hogy egy-egy szoftvernek ki a felelőse, kik használják, és milyen külső szolgáltatók férhetnek hozzá a vállalati adatokhoz.
A megfelelő jelszóhasználat mellett a munkatársak kiberbiztonsági oktatása is fontos. Egy gyanús e-mail felismerése, egy ismeretlen bejelentkezési kísérlet jelentése vagy egy nem megfelelően kezelt hozzáférés ugyanis komoly problémák megelőzésében segíthet.
A hozzáférési naplók rendszeres ellenőrzése szintén hasznos lehet, hiszen így könnyebben észrevehetők azok a tevékenységek, amelyek eltérnek a megszokott működéstől.
A HR-nek egyszerre kell gyorsnak és biztonságosnak lennie
A HR szakemberei folyamatosan keresik azokat a digitális megoldásokat, amelyek gyorsabbá és egyszerűbbé teszik a toborzást, a beléptetést, a teljesítményértékelést vagy éppen a munkatársak fejlesztését. A megfelelő technológia valóban jelentős előnyt jelenthet, de csak akkor, ha a hatékonyság mellett a biztonság is fontos szempont marad.
A tudatos fiókkezelés, a jól kialakított jogosultsági rendszer, a biztonságos hitelesítés, az összehangolt digitális munkafolyamatok és a rendszeres munkatársi képzés együtt teremthetik meg azt a környezetet, amelyben a HR egyszerre tud gyorsan és megbízhatóan működni.
Ahogy a vállalatok egyre több digitális eszközre támaszkodnak, úgy válik egyre fontosabbá az is, hogy pontosan tudják, ki, mihez és miért fér hozzá. A jól megszervezett digitális fiókkezelés így már nem pusztán informatikai kérdés, hanem a modern HR-működés egyik alapvető része.Ha új kihívást keresel, nézz körül az aktuális állások között!
A digitális átalakulás nemcsak a HR-folyamatokat formálja át, hanem a munkaköröket és az elvárásokat is folyamatosan változtatja.
Ha te is új szakmai kihívást keresel, érdemes körülnézned a Jobinfo.hu aktuális állásajánlatai között, ahol számos különböző területen találhatsz friss lehetőségeket. Lehet, hogy éppen ott vár a következő munkád, ahol a szakmai tapasztalatod és a digitális készségeid igazán értéket teremthetnek.
