„Egész héten azon dolgoztam, hogy elkészüljön az a sales anyag, amit a múlt heti meetingen a főnököm kért. Sürgős projekt volt, de a marketingben ez önmagában még nem számít különlegességnek. Büszke voltam rá, hogy határidőre elkészültem vele. A főnököm azonban csak átlapozta az anyagot, majd azon kezdett gondolkodni, hogy talán teljesen más üzenetekre és vizuális világra lenne szükség. Pont az ellenkezőjére annak, amit egy héttel korábban kért. Azt hittem, rosszul hallok. Egyetlen mondattal kukába került egy teljes heti munkám” – meséli Péter, aki ekkor találkozott először igazán főnöke „majd én eldöntöm, mit akarok” típusú vezetői stílusával.
De természetesen nem utoljára. A folyamatos irányváltások idővel annyira kimerítették, hogy végül a munkahelyváltás mellett döntött. Nem maga a sok munka jelentette számára a legnagyobb problémát, hanem az az érzés, hogy hiába teszi bele az energiát, a munkája bármikor értelmét veszítheti egy újabb vezetői ötlet miatt.
Mit tehetsz, ha a főnököd folyton meggondolja magát?
Olyan vezető mellett dolgozni, aki egyik napról a másikra képes megváltoztatni a döntéseit, rendkívül frusztráló lehet – és sajnos egyáltalán nem ritka jelenség. Könnyű azt mondani, hogy „amíg fizetnek, mindegy”, a gyakorlatban azonban ez korántsem ilyen egyszerű. A folyamatosan változó elvárások ugyanis idővel komolyan alááshatják a motivációt, a teljesítményt és azt az érzést is, hogy van értelme annak, amit csinálsz.
Különösen nehéz a helyzet, ha a vezető mindig az utolsó beszélgetés, az éppen látott konkurens megoldás vagy akár egy reggeli közösségimédia-poszt hatására változtat irányt. Ilyenkor úgy tűnhet, mintha lehetetlen lenne lépést tartani vele.
A főnököd viselkedését természetesen nem tudod közvetlenül irányítani. A saját működéseden és a kommunikációdon viszont változtathatsz. Néhány tudatos módszerrel jelentősen csökkentheted az újratervezések számát – vagy legalább azt, hogy ezek mekkora terhet jelentsenek számodra.
1. Készítsd elő a terepet!
Ha tudod, hogy a főnököd hajlamos gyorsan elveszíteni a fókuszt, különösen fontos, hogy ne minden előzmény nélkül tedd elé a kész anyagot vagy a projekttervet. Előbb segíts neki felidézni, miről állapodtatok meg, mi a cél, és milyen szempontok alapján készült el az adott munka.
Tegyük fel, hogy a vállalatnál régóta probléma az ügyfél-visszajelzések rendszerezése. Több héten keresztül dolgozol azon, hogy kialakíts egy olyan projektet, amelyben a marketing, az értékesítés és az IT együttműködésével egy új, hosszú távon is használható rendszer jönne létre.
Amikor bemutatod a tervet, ne feltétlenül azzal kezdd, hogy: „Na, mit gondolsz róla?”
Érdemes inkább néhány mondatban visszavezetni a beszélgetést az eredeti célhoz:
„A negyedév elején abban állapodtunk meg, hogy szeretnénk hatékonyabban összegyűjteni és rendszerezni az ügyfél-visszajelzéseket, mert a jelenlegi folyamatban sok értékes információ elveszik. Ennek megoldásához több részleg együttműködésére lesz szükség, és olyan rendszert szeretnénk kialakítani, amely később is fenntartható. Ennek alapján készítettem el a projekttervet, amit most szeretnék megmutatni.”
Lehet, hogy ez elsőre felesleges körnek tűnik. Valójában néhány mondatnyi felvezetésről van szó, amely akár hetekkel későbbi újratervezést előzhet meg.
2. Általános vélemény helyett tegyél fel konkrét kérdéseket!
A „Mit gondolsz?” talán az egyik legveszélyesebb kérdés, amit egy bizonytalan vagy gyakran irányt váltó vezetőnek feltehetsz. Ezzel ugyanis gyakorlatilag szabad kezet adsz neki arra, hogy a projekt bármely részét újragondolja.
Sokkal hatékonyabb, ha előre meghatározod, pontosan mire szeretnél visszajelzést kapni.
A fenti projekt esetében például kérdezhetsz így:
„Szeretném kikérni a véleményedet az ütemtervről. Szerinted tarthatóak a határidők, vagy érdemes több időt hagynunk valamelyik szakaszra?”
Egy ilyen kérdés már konkrét területre irányítja a beszélgetést. Nem azt kérdezed, hogy „jó-e az egész”, hanem azt, hogy egy adott rész működőképes-e.
A kérdések összeállításakor érdemes végiggondolnod:
- Melyik területen tud a legtöbbet hozzátenni a főnököd?
- Mi az a döntés, amelyben valóban szükséged van az ő véleményére?
- Mi a projekt legfontosabb célja?
- Melyik ponton csúszhat félre a megvalósítás?
- Milyen döntést kell most meghoznia ahhoz, hogy tovább tudj haladni?
A cél természetesen nem az, hogy manipuláld a vezetődet, vagy előre „betanuld”, milyen választ szeretnél hallani tőle. A konkrét kérdések egyszerűen segítenek fókuszálni a beszélgetést, és abban is, hogy a főnököd valóban arra reagáljon, amiben a segítségére van szükséged.
3. Legyen egyértelmű, meddig lehet változtatni!
Vannak olyan munkafolyamatok, ahol természetes, hogy egy bizonyos pontig folyamatosan érkeznek módosítások. Egy gyártási folyamatban, egy könyv megjelentetésénél vagy egy kampány elkészítésénél azonban előbb-utóbb eljön az a pont, amikor már nem lehet mindent újrakezdeni.
Más területeken ez a határ sokkal kevésbé látható. Ha pedig nincs kimondva, mikor zárul le a véleményezési szakasz, a projekt könnyen végtelen körforgássá válhat.
Éppen ezért érdemes előre rögzíteni, meddig lehet érdemben változtatni.
Például:
„Abban állapodtunk meg, hogy áprilisban elindítjuk a projektet. Ahhoz, hogy ezt tartani tudjuk, március elejéig véglegesítenünk kell az alapvető elemeket. Ha ezután is jelentős módosításokat végzünk, az várhatóan csúszást okoz, ami a költségekre és a bevételi tervre is hatással lehet.”
Ezzel nem a főnöködnek mondod meg, hogy mit csináljon, hanem láthatóvá teszed a döntései következményeit.
Egy vezető fejében egyszerre akár több tucat projekt, határidő és probléma kavaroghat. Egy világos határidő segíthet abban, hogy lássa: a változtatásoknak ára van, és egy bizonyos pont után már nem lehet következmények nélkül újratervezni.
4. Tanulj meg udvariasan nemet mondani!
Ha a főnököd újabb és újabb módosításokkal áll elő, könnyű belecsúszni abba, hogy mindenre automatikusan azt válaszolod: „Rendben, megcsinálom.”
Ezzel azonban akaratlanul is azt üzenheted, hogy a változtatásnak nincs valódi költsége. Ha pedig minden új ötlet következmények nélkül beépíthető a munkába, miért is ne kérne újabb és újabb módosításokat?
A másik véglet természetesen az, ha minden ötletet azonnal elutasítasz. A kettő között azonban van egy sokkal működőképesebb út: a konstruktív visszakérdezés.
Például:
„Értem, miért szeretnéd ebbe az irányba elvinni az anyagot, és természetesen nekem is az a célom, hogy sikeres legyen. Ugyanakkor szeretnék visszatérni az eredeti célkitűzésünkhöz. Szerinted a jelenlegi verzió nem teljesíti ezt a célt? A most javasolt változtatás várhatóan milyen eredményt javít? Ha újrakezdjük ezt a részt, az körülbelül X nappal hosszabbítja meg a projektet. Szerinted ez az eredmény indokolja a plusz időt, vagy jelenleg fontosabb lenne az Y feladatra koncentrálnunk?”
A kulcs itt a hangnem. Nem támadni vagy számon kérni kell a vezetőt, hanem valódi kíváncsisággal rákérdezni arra, miért szükséges a változtatás.
Az is könnyen lehet ugyanis, hogy a főnököd olyan új információhoz jutott, amelyről te még nem tudsz. Ha valóban megváltoztak a körülmények, akkor a korábbi döntés felülvizsgálata nem feltétlenül rossz vezetői működés – sőt, bizonyos helyzetekben kifejezetten szükséges.
5. Először azt próbáld megérteni, miért változtatja meg a döntéseit!
A kiszámíthatóság mindannyiunk számára fontos. A munkahelyen pedig különösen frusztráló, ha egyik nap még egy irányt követsz, másnap pedig már annak az ellenkezőjét kell megvalósítanod. Fontos azonban különbséget tenni aközött, amikor egy vezető egyszerűen következetlen, és aközött, amikor képes korrigálni a döntéseit, mert közben változtak a körülmények.
Egy jó vezetőnek nem kell minden döntéséhez görcsösen ragaszkodnia. Ha új információ érkezik, megváltozik a piaci helyzet, hibásnak bizonyul egy korábbi feltételezés, vagy jobb megoldás kerül elő, teljesen természetes lehet az irányváltás.
A probléma akkor kezdődik, ha a változtatásoknak nincs világos oka. Ha a vezető rendszeresen úgy ad új utasításokat, hogy közben nem magyarázza el, mi változott, nem veszi figyelembe a csapat ráfordítását, és újra meg újra kidobatja a már elkészült munkát, az hosszú távon komoly motivációs problémákat okozhat. Érdemes ezért minden nagyobb irányváltásnál megkérdezni: mi változott az előző döntés óta?
Ha erre van értelmes válasz, könnyebb elfogadni a változást. Ha viszont rendszeresen azt tapasztalod, hogy a döntések mögött nincs követhető logika, a prioritások naponta változnak, és a kommunikáció sem javul, akkor lehet, hogy nem egy-egy nehéz projektről van szó, hanem a vezetői működés alapvető problémájáról.
És ha egy idő után arra jutsz, hogy hiába próbáltad a fenti módszereket, egyszerűen nem tudtok hatékonyan együtt dolgozni, akkor érdemes lehet más lehetőségeket is megnézni.
Nézz körül a Jobinfo.hu álláskínálatában, állítsd be a számodra fontos szűrőket, és keress olyan munkahelyet, ahol nemcsak a feladatok, hanem a vezetői működés is passzol hozzád.
