A munkaerő megtartása ma már az egyik legnagyobb kihívás a szolgáltató cégek számára. Amikor egy munkatárs felmond, elsőre gyakran a fizetésre, a vezetői stílusra vagy egy jobb állásajánlatra gondolunk. A háttérben azonban sokszor egészen hétköznapi problémák húzódnak meg: a rosszul működő belső rendszerek, a felesleges adminisztráció és az átláthatatlan munkafolyamatok hosszú távon ugyanúgy hozzájárulhatnak a kiégéshez és a fluktuációhoz.
A mindennapi bosszúságok is felmondáshoz vezethetnek
Sok vállalatnál a dolgozók nap mint nap különböző programok, táblázatok és kommunikációs felületek között váltogatnak. Az ügyféladatok e-mailekben, csevegőprogramokban és különböző dokumentumokban szétszórva találhatók meg, miközben ugyanazokat az információkat többször is rögzíteni kell.
Elsőre ezek apróságnak tűnhetnek, de amikor valaki hónapokon át napi szinten ugyanazokkal a nehézségekkel találkozik, egyre frusztráltabbá válik. Ilyenkor egy kedvező állásajánlat már könnyen elég lehet ahhoz, hogy a munkavállaló a váltás mellett döntsön.
Nem több szoftverre, hanem jobb működésre van szükség
Sokan úgy gondolják, hogy a problémát újabb programok beszerzésével lehet megoldani. A valóságban azonban a legtöbb cégnek nem kevés, hanem túl sok különálló rendszere van.
Projektmenedzsment, időnyilvántartás, ügyfélkezelés, számlázás, dokumentumtár és több kommunikációs platform – ha ezek nem kapcsolódnak össze, a dolgozóknak kell összekötniük az információkat. Ez pedig rengeteg felesleges időt és energiát emészt fel.
Érdemes ezért időről időre felülvizsgálni, hogy az egyes alkalmazások valóban megkönnyítik-e a munkát, vagy inkább plusz feladatokat teremtenek.
Az ügyfélkezelés kulcsszerepet játszik
Különösen fontos terület az ügyfélkapcsolatok kezelése. Sok vállalatnál még mindig előfordul, hogy az ügyfelekkel kapcsolatos információk egyetlen kolléga fejében vagy különböző dokumentumokban vannak szétszórva. Ez komoly kockázatot jelent. Ha az adott munkatárs szabadságra megy vagy felmond, az ügyfélkapcsolatokkal kapcsolatos tudás jelentős része is eltűnhet vele együtt.
Egy jól felépített ügyfélkezelő rendszer (CRM) ezt a problémát nagyrészt megszünteti. Ha minden kommunikáció, előzmény és projektinformáció egy központi felületen érhető el, könnyebb átadni a feladatokat, egyszerűbb helyettesíteni egymást, és az új munkatársak is gyorsabban tudnak bekapcsolódni a munkába.
A jó onboarding is a megfelelő rendszerekkel kezdődik
Az első hetek nagyban meghatározzák, hogy egy új dolgozó mennyire érzi magát magabiztosnak a szervezetben. Sok helyen azonban a betanítás néhány bemutatkozó megbeszélésből és egy rövid "majd menet közben belejössz" hozzáállásból áll.
Ha a folyamatok dokumentáltak, az információk könnyen visszakereshetők, és minden szükséges adat egy helyen található, az új kollégák sokkal gyorsabban felveszik a ritmust. Így a vezetők is több időt fordíthatnak a valódi mentorálásra ahelyett, hogy folyamatosan ugyanazokat az alapvető kérdéseket válaszolnák meg.
Három lépés, amellyel gyorsan javítható a helyzet
A munkafolyamatok fejlesztéséhez nem feltétlenül van szükség teljes átalakításra. Már néhány egyszerű változtatás is jelentős eredményt hozhat:
- érdemes áttekinteni, milyen szoftvereket használ a csapat, és kiszűrni azokat, amelyek felesleges adminisztrációt okoznak;
- célszerű egyetlen, központi rendszerben kezelni az ügyféladatokat, hogy minden információ könnyen elérhető legyen;
- rendszeresen meg kell kérdezni a munkatársakat arról, mely folyamatok lassítják vagy nehezítik leginkább a napi munkájukat.
A jobb rendszerek önmagukban nem oldanak meg mindent
Természetesen a legkorszerűbb szoftverek sem helyettesítik a jó vezetést vagy a támogató vállalati kultúrát. Ugyanakkor jelentősen csökkenthetik a mindennapi stresszt, egyszerűbbé tehetik a munkavégzést, és hozzájárulhatnak ahhoz, hogy a munkatársak hosszabb távon is a cégnél maradjanak.
A sikeres vállalatok ma már nemcsak versenyképes fizetéssel és juttatásokkal próbálják megtartani dolgozóikat, hanem olyan munkakörnyezetet is kialakítanak, ahol a kollégák valóban a szakmai feladataikra koncentrálhatnak, nem pedig a nehézkesen működő belső rendszerekre.
Ha Te is olyan munkahelyet keresel, ahol a modern munkakörnyezet és a hatékony szervezeti működés is fontos szempont, érdemes böngészni a Jobinfo.hu állásajánlatai között. Az oldalon országszerte több ezer friss álláshirdetés közül válogathatsz, legyen szó pályakezdő vagy tapasztalt szakembereknek szóló lehetőségekről.
