Sokan hajlamosak azt gondolni, hogy ha a HR-csapat túlterheltnek tűnik, vagy lassabban halad a feladatokkal, akkor több emberre, nagyobb létszámra vagy újabb szoftverekre van szükség. A valóságban azonban a probléma sokszor nem a munkatársakkal, hanem a háttérben működő folyamatokkal van. Az onboarding, a teljesítményértékelések vagy éppen a szabályzatok kezelése gyakran különböző e-mailek, Excel-táblák, chatüzenetek és egymással nem kommunikáló rendszerek között zajlik. A HR-esek pedig rengeteg időt töltenek azzal, hogy ezeket kézzel próbálják összefűzni.
Nem a motiváció hiánya lassítja a HR-t
Ha egy HR-csapat túlterheltnek tűnik, elsőre sokan a létszámhiányra vagy a munkatársak teljesítményére gyanakodnak. A háttérben azonban gyakran egy sokkal prózaibb probléma áll: a széttöredezett munkafolyamatok.
A modern munkakörnyezetben a dolgozók naponta akár több mint ezerszer váltanak alkalmazást vagy ablakot. Ez elsőre jelentéktelennek tűnhet, de összességében heti több órányi elvesztegetett időt jelent. Egy HR-koordinátornak egyszerre kell kezelnie a toborzási rendszereket, a bérszámfejtést, a dokumentumtárakat és a különböző kommunikációs csatornákat, így az adminisztratív terhek gyorsan összeadódnak.
A valódi probléma az, hogy a feladatoknak sokszor nincs egyetlen, közös helyük. Egy jóváhagyás elakad egy e-mail-láncban, egy státusz csak egy kolléga fejében létezik, és végül mindenki ugyanazt a kérdést teszi fel: „Hol tartunk most?”
A HR-folyamatok rejtett ára
A legtöbb vállalatnál ugyanazok a területek okozzák a legtöbb fennakadást.
Az onboarding sokkal bonyolultabb, mint elsőre látszik
Egy új munkatárs érkezése egyszerre érinti a HR-t, az IT-t, a vezetőket, a bérszámfejtést és gyakran az üzemeltetést is. Ha minden feladat külön rendszerben vagy e-mailben él, könnyen előfordulhat, hogy valami kimarad. Ennek következménye, hogy az új dolgozó az első napjait nem a munkával, hanem a hozzáférések és adminisztratív problémák megoldásával tölti.
A teljesítményértékelésekből könnyen káosz lehet
Az értékelési időszakok során a vezetőknek emlékeztetőkre van szükségük, a dolgozóknak önértékelést kell készíteniük, a HR pedig folyamatosan követi, ki hol tart a folyamatban. Ha mindez táblázatokkal és külön naptárbejegyzésekkel történik, a HR-osztály lényegében emlékeztetőközponttá válik.
Egy szabályzat kiadása még nem jelenti azt, hogy mindenki megismerte
Egy új belső szabályzat vagy tájékoztató elküldése után gyakran megszűnik a rálátás arra, hogy:
- ki olvasta el,
- ki fogadta el,
- kinek kell újra elküldeni.
Ilyenkor ismét manuális ellenőrzésekre és külön utánkövetésre van szükség.
A megoldás nem több ember, hanem jobb struktúra
A szakértők szerint a legtöbb HR-osztály problémáját nem újabb létszámbővítés, hanem a folyamatok átgondolása oldhatja meg.
Három kulcselem különösen fontos:
Egyértelmű felelősségi körök
Minden feladatnak legyen felelőse és határideje. Ha mindenki pontosan látja, ki mit végez és mikorra, eltűnnek a bizonytalanságok és a felesleges egyeztetések.
Automatizált folyamatok
Amikor egy feladat elkészül, a rendszer automatikusan továbbítja azt a következő érintettnek. Így nincs szükség kézi továbbításra vagy külön emlékeztetőkre.
Közös átláthatóság
Az onboarding vagy a teljesítményértékelés több terület együttműködését igényli. Egy közös rendszerben minden résztvevő látja a saját feladatait anélkül, hogy a HR-nek kellene közvetítőként működnie.
A mesterséges intelligencia már a HR-ben is segít
Az AI ma már nem csupán chatbotok formájában jelenik meg, hanem közvetlenül a munkafolyamatok részeként.
Az intelligens rendszerek képesek:
- ellenőrizni a hiányosan kitöltött dokumentumokat,
- összefoglalni a hosszabb vezetői visszajelzéseket,
- kategorizálni a beérkező kéréseket,
- vagy akár automatikusan a megfelelő szakemberhez irányítani azokat.
Ennek köszönhetően a HR-szakemberek több időt fordíthatnak azokra a feladatokra, amelyek valóban emberi odafigyelést és döntést igényelnek.
Sokszor nem a HR-csapat kevés, hanem a folyamat rossz
Amikor egy szervezet alacsony produktivitással szembesül, könnyű azt gondolni, hogy több emberre van szükség. A valóságban azonban a rosszul kialakított folyamatok csak továbbterhelik a rendszert.
Érdemes végignézni, hogy:
- hány feladat mozog még e-mailben,
- hány státusz létezik csak fejben,
- és mennyi idő megy el az utánkövetésre a valódi értékteremtés helyett.
Gyakran itt található a valódi termelékenységi probléma - és annak megoldása is.
A HR hatékonysága ma már versenyelőny
A gyors és jól szervezett HR-folyamatok nemcsak a belső működést javítják, hanem a toborzásban és a munkavállalói élményben is komoly előnyt jelentenek. Azok a cégek, amelyek képesek csökkenteni az adminisztratív terheket és átláthatóbb rendszereket kialakítani, hosszabb távon versenyképesebbé válhatnak.
Állást keresel vagy a megfelelő munkaerőt szeretnéd megtalálni? Látogass el rendszeresen a Jobinfo.hu-ra, ahol naponta frissülő állásajánlatok várnak!
