Sok vállalatnál a manuális HR-folyamatok még mindig teljesen természetesnek számítanak. Excel-táblák, e-mailek, papíralapú adminisztráció, különböző nyilvántartások – sok helyen ma is így működik a mindennapi HR.
Mindez első ránézésre megszokott és olcsó megoldásnak tűnhet. A háttérben azonban ezek a rendszerek komoly rejtett költségeket termelhetnek, amelyek hosszú távon nemcsak a HR-csapat munkáját lassítják, hanem az egész vállalat működésére hatással lehetnek.
A probléma ráadásul sokszor nem látványos. Éppen ezért veszélyes.
Rengeteg idő vész el felesleges adminisztrációra
A manuális HR-rendszerek egyik legnagyobb hátránya az elvesztegetett idő. A HR-csapatok gyakran ugyanazokat az adatokat több helyre is újra rögzítik, e-mailekben követik a vezetői visszajelzéseket, manuálisan készítenek riportokat vagy külön rendszerekből próbálják összeszedni a szükséges információkat.
Ezek a feladatok önmagukban apróságnak tűnhetnek. Heti vagy havi szinten azonban már hatalmas mennyiségű munkaórát emésztenek fel.
Ez az idő pedig hiányzik az igazán fontos területekről:
• munkavállalói fejlesztés
• employer branding
• toborzás
• szervezetfejlesztés
• vállalati kultúra építése
A HR így sok esetben stratégiai szerep helyett adminisztratív túlélő üzemmódban működik.
A manuális rendszerek hibákat szülnek
Minél több adatmozgatás történik kézzel, annál nagyobb a hibázás kockázata.
A leggyakoribb problémák között szerepelnek:
• hibás dolgozói adatok
• pontatlan szabadság- és hiányzáskezelés
• téves riportok
• bérszámfejtési eltérések
Már egy kisebb hiba is komoly következményeket okozhat. Elégedetlen munkavállalók, bizalomvesztés vagy akár jogi és megfelelőségi problémák is kialakulhatnak egy rosszul kezelt HR-folyamat miatt.
A szétszórt adatok miatt a cégek sokszor vakon működnek
Amikor a HR-adatok különböző Excel-fájlokban, e-mail láncokban és eltérő rendszerekben találhatók, rendkívül nehézzé válik pontos képet kapni a vállalat működéséről.
Ilyenkor sokkal nehezebb:
• felismerni a hiányzási trendeket
• követni a munkaerőmozgást
• mérni a fluktuációt
• időben reagálni a problémákra
• megalapozott döntéseket hozni
A HR így gyakran csak utólag reagál a problémákra, ahelyett hogy előre látná azokat.
Minden csapat máshogy működik – ebből pedig káosz lesz
A manuális rendszerek általában túlzottan az egyéni működésre épülnek. Az egyik vezető így tölti ki az adatokat, a másik teljesen másképp. Egyes csapatok gyorsan reagálnak, mások lassan vagy hiányosan dolgoznak.
Ennek következménye:
• eltérő adatkezelés
• inkonzisztens riportok
• lassabb folyamatok
• bizonytalan HR-adatok
Hosszú távon ez komoly bizalomvesztést okozhat a vállalaton belül.
A megfelelőség és a jogi kockázatok is nőnek
A munkajogi szabályozások és adminisztrációs kötelezettségek folyamatosan szigorodnak. Pontatlan vagy nehezen visszakereshető adatok mellett egy vállalat könnyen problémába ütközhet.
Különösen akkor, ha:
• egy vitás helyzetet kell dokumentálni
• ellenőrzés történik
• bizonyítani kell a szabályos működést
• következetesen kell alkalmazni a belső szabályzatokat
A manuális rendszerek sokszor felesleges kockázatot jelentenek ezen a területen is.
A munkavállalói élményt is rontja a lassú HR
A probléma nemcsak a HR-csapatot érinti. A munkavállalók is közvetlenül érzik a nehézkes folyamatokat. Lassabb válaszidők, elakadt szabadságkérelmek, átláthatatlan rendszerek és pontatlan információk – ezek mind rontják a dolgozói élményt. Pedig ma már a munkavállalói elégedettség és a megtartás az egyik legfontosabb versenytényezővé vált.
Egyre több cég vált központosított HR-rendszerekre
Nem véletlen, hogy egyre több vállalat próbál elszakadni a szétszórt, manuális működéstől.
A modern HR-rendszerek célja, hogy:
• csökkentsék az adminisztrációt
• javítsák az adatpontosságot
• valós idejű átláthatóságot biztosítsanak
• egységesebb folyamatokat teremtsenek
Az olyan megoldások, mint az Activ People HR, éppen ebben segítenek: központosítják a HR-folyamatokat és lehetővé teszik, hogy a HR valóban stratégiai szerepet töltsön be a vállalat működésében.
A legnagyobb veszteség valójában nem is a pénz
Hanem az elvesztegetett lehetőség. A manuális HR-folyamatok legnagyobb rejtett költsége sokszor nem közvetlenül mérhető.
Amíg a HR-csapat adminisztratív feladatokkal küzd, addig kevesebb energia jut:
• a munkavállalók fejlesztésére
• a vállalati kultúrára
• a toborzási stratégia javítására
• az üzleti növekedés támogatására
Pedig a modern HR ma már jóval több egyszerű adminisztrációnál. A legerősebb vállalatoknál stratégiai szerepet tölt be.
A HR jövője már nem Excel-táblákban működik
A manuális HR-folyamatok elsőre olcsónak és egyszerűnek tűnhetnek. Hosszú távon azonban rengeteg rejtett költséget, hibát és hatékonysági problémát okozhatnak.
Azok a vállalatok, amelyek ezt időben felismerik, nemcsak gyorsabb és átláthatóbb működést építhetnek ki, hanem versenyelőnyre is szert tehetnek a munkaerőpiacon.
Ha pedig céged új munkatársakat keres, nézd meg a lehetőségeket a Jobinfo.hu oldalán, ahol országosan érheted el az álláskeresőket és a szakembereket.
