Egyre nagyobb kockázatot jelent a munkáltatóknak, hogy a dolgozók akár észrevétlenül is videókat készíthetnek a munkahelyükön, majd megoszthatják azokat a közösségi médiában. Egy ártatlannak tűnő felvétel bizalmas vállalati információkat, ügyféladatokat vagy egy HR-megbeszélés részleteit is nyilvánosságra hozhatja. Sally Charlton, a Gi Group vezető HR üzleti partnere szerint a cégeknek egyértelmű szabályokkal és célzott oktatással kell megelőzniük az ilyen helyzeteket.
A munkahelyi tartalmak és a dolgozók által készített videók népszerűsége az utóbbi években jelentősen nőtt. A közösségi oldalakon különösen kedveltek a „Egy napom a munkahelyen” típusú felvételek, amelyek bepillantást engednek a munkavállalók mindennapjaiba. A probléma azonban nem pusztán az, hogy mennyi időt töltenek az emberek a közösségi médiában, hanem az is, hogy milyen tartalmakat rögzítenek, és hol készítik ezeket a felvételeket.
Egy munkahelyi videó ugyanis könnyen túlmutathat a készítője szándékain. Különösen kockázatos, ha valaki bizalmas megbeszélésen kapcsolja be a telefonját, majd a felvételt a közösségi oldalán teszi közzé.
Képzeljünk el például egy munkavállalót, aki a próbaideje lejártakor tartott értékelő beszélgetésen saját magát videózza, miközben a vezetője és a szobában tartózkodók hangját is rögzíti. A beszélgetés során szó eshet más munkatársakról vagy ügyfelekről is. Ha ezek az információk illetéktelenekhez kerülnek, az adatvédelmi szabályok megsértése mellett a vállalat titoktartási kötelezettségei is sérülhetnek.
Egyértelmű szabályokra van szükség a munkahelyi videózásról
Sally Charlton, a brit toborzási és HR-szolgáltató Gi Group vezető HR üzleti partnere arra figyelmeztet, hogy a munkáltatóknak nem érdemes kizárólag a dolgozók belátására hagyatkozniuk. Szerinte a munkahelyi videózás szabályait egyértelműen rögzíteni kell a munkaszerződésekben és a vállalati előírásokban.
A szakértő úgy látja, hogy a munkahelyi felvételkészítés már nem csupán alkalmi jelenség. Egyre gyakoribb, hogy a munkavállalók tartalmat gyártanak a munkahelyükön, ezért a cégeknek világosan meg kell határozniuk, milyen feltételek mellett készülhetnek ilyen felvételek.
A javaslat szerint a munkaszerződésekben ki kell térni arra, hogy a vállalat előzetes engedélye nélkül a munkaidőben vagy a cég területén nem lehet videót készíteni, illetve tartalmat gyártani. Ezt a szabályt össze kell hangolni a már meglévő közösségimédia- és mobiltelefon-használati előírásokkal is.
Az egyértelmű rendelkezések segíthetnek abban, hogy a munkavállalók tisztában legyenek a határokkal, a munkáltató pedig megfelelő alapra támaszkodhasson, ha valaki megszegi az előírásokat.
A szabályzat önmagában kevés: a dolgozókat is oktatni kell
A szerződéses feltételek pontosítása fontos lépés, de önmagában nem feltétlenül elegendő. Egyes munkavállalók ugyanis nem ismerik pontosan az adatvédelmi és titoktartási szabályokat, ezért előfordulhat, hogy fel sem mérik, milyen következményekkel járhat egy munkahelyi videó közzététele.
Charlton szerint a HR-csapatoknak ezért a dolgozók oktatására is figyelmet kell fordítaniuk. Az új belépők mellett a már hosszabb ideje a vállalatnál dolgozó munkatársaknak is érthető útmutatást kell kapniuk a közösségimédia- és mobiltelefon-használatról, valamint az adatvédelmi előírásokról.
Nem elég pusztán felsorolni a tiltásokat: azt is meg kell magyarázni, hogy a szabályok miként kapcsolódnak a munkavállalók napi tevékenységéhez. Ha valaki nem tudja, hogy egy felvétellel megsértheti a jogszabályokat vagy a munkaszerződését, könnyen akaratlanul is problémát okozhat.
A kockázat az ügyfelek adatait is érinti. Egy videóban véletlenül megjelenő bizalmas információ szerződéses vitákhoz, jogi következményekhez és a vállalat hírnevének romlásához vezethet. A munkáltatóknak ezért a titoktartás jelentőségét is tudatosítaniuk kell a munkatársakban.
Mit tehetnek a cégek, ha a bizalmas HR-megbeszélések miatt aggódnak?
A munkahelyi videózás különösen kényes kérdés lehet a HR-megbeszéléseken, ahol személyes és bizalmas információk is elhangozhatnak. A munkáltatók ugyanakkor átlátható megoldásokkal is csökkenthetik a titkos felvételek készítésének esélyét.
Sally Charlton szerint az egyik lehetőség, hogy a vállalat az érintettek hozzájárulásával hivatalosan rögzíti az ügyfélmegbeszéléseket és a HR-beszélgetéseket, majd az érintettek számára átiratot is biztosít. Bár ez nem minden munkahelyen bevett gyakorlat, különösen az érzékeny témákat érintő egyeztetéseknél hasznos lehet, ha a résztvevők számára később is visszakereshető, mi hangzott el.
Az előzetesen egyeztetett, átlátható dokumentálás csökkentheti annak igényét, hogy a munkavállalók saját felvételt készítsenek a beszélgetésekről. Természetesen a hivatalos rögzítésnek is meg kell felelnie a vonatkozó adatvédelmi és egyéb jogi követelményeknek.
A szakértő szerint a munkahelyi videózás várhatóan a közösségi média tartós trendje marad. A cégeknek ezért nemcsak a saját üzleti érdekeiket, hanem a többi munkavállaló és az ügyfelek adatait is védeniük kell. Ehhez világos szabályokra, rendszeres tájékoztatásra és következetes gyakorlatra van szükség.
Akár HR-területen dolgozol, akár más szakmában keresel új kihívásokat, érdemes körülnézned a friss álláslehetőségek között. A Jobinfo.hu állásportálon különböző munkakörök és szakterületek ajánlatai közül válogathatsz.
