Ha a HR és a bérszámfejtés külön rendszerekben működik, a nehézségeket gyakran nem önmagában a használt szoftverek okozzák, hanem az adatok átadásának módja. Egy béremelést például jóváhagyhatnak a HR-en, az információt később átvezetik a bérszámfejtésbe, majd a kifizetés előtt ismét ellenőrzik. A folyamat működhet, de sok múlik azon, hogy minden érintett időben elvégezze a rá háruló feladatokat.
A HR és a bérszámfejtés összekapcsolása akkor lehet különösen hasznos, ha az ismétlődő adategyeztetések, a manuális rögzítés és az információk késedelmes továbbítása rendszeresen nehézséget okoz. Az integráció célja nem az emberi ellenőrzés kiváltása, hanem a felesleges adminisztráció csökkentése úgy, hogy közben egyértelmű maradjon, ki felel az adatokért és a bérszámfejtési folyamatért.
Miért érdemes összekapcsolni a HR- és bérszámfejtési rendszereket?
A párhuzamos adatkezelés problémája leginkább akkor válik láthatóvá, amikor ugyanazt a munkavállalói változást több helyen is rögzíteni kell. A fizetés, a munkaidő, a távollét vagy az új belépők adatai először a HR-rendszerbe kerülhetnek be, majd a bérszámfejtés során ismét fel kell vinni őket. Minden újabb adatátadás lehetőséget teremt arra, hogy eltérés keletkezzen a nyilvántartások között.
Ilyen helyzetben érdemes megvizsgálni egy integrált HR- és bérszámfejtési rendszer bevezetésének lehetőségét. Egy megfelelő megoldás segíthet abban, hogy a jóváhagyott információk mindkét területhez eljussanak anélkül, hogy azokat újra és újra manuálisan kellene rögzíteni.
A felmérés során érdemes áttekinteni, mely adatokat viszik fel jelenleg többször, hol történik ismételt ellenőrzés, és mely munkafolyamatok igényelnek azért külön adminisztrációt, mert a rendszerek nem osztják meg egymással az információkat. Így a szervezet konkrét működési problémák alapján dönthet a fejlesztésről, nem pusztán egy szoftver látványos funkciói miatt.
A mindennapi ellenőrzések is egyszerűbbé válhatnak
A jól kialakított integráció megkönnyítheti a rendszeres feladatok ellenőrzését. Ha például egy béremelést már jóváhagytak, a bérszámfejtésnek nem kellene egy külön táblázatból vagy e-mailből kiderítenie, hogy pontosan milyen változás történt. Ugyanez igaz az új munkavállalók belépésére, a kilépésekre és a szerződéses munkaidő módosítására is.
A megfelelő szoftver kiválasztásakor ezért fontos megvizsgálni, hogyan jutnak el a változások az egyik nyilvántartásból a másikba, milyen információkat ellenőrizhet a bérszámfejtés a feldolgozás előtt, és utólag visszakövethetők-e a módosítások. A kevesebb manuális adatátadás csökkentheti az egyeztetési feladatokat, de a bérek véglegesítése előtt továbbra is szükség van a megfelelő kontrollokra.
Az összekapcsolt nyilvántartások a riportok elkészítését is támogathatják. Ha a HR és a bérszámfejtés egymással összhangban lévő adatokból dolgozik, kevesebb időt kell fordítani az eltérő exportok javítására és összehasonlítására, mielőtt a pénzügy vagy a vezetőség felhasználhatja a kimutatásokat.
Az integráció önmagában nem oldja meg az adatminőségi problémákat
A rendszerek összekapcsolása nem teszi automatikusan pontossá a hibás adatokat. A régi munkakör-megnevezések, a többször szereplő munkavállalói rekordok vagy az eltérően rögzített szervezeti egységek továbbra is problémát jelenthetnek. Ezek rendezéséhez egyértelmű felelősségi körökre van szükség.
Az integrált HR- és bérszámfejtési rendszer bevezetésének egyik fontos kihívása annak meghatározása, hogy mely adatokért melyik terület felel. A hibás folyamatokat az integráció akár fel is gyorsíthatja, ha a pontatlan információk ellenőrzés nélkül jutnak el a következő rendszerbe. Ezért már a bevezetés előtt meg kell állapodni arról, hogy melyik rendszer tekinthető az egyes adatok elsődleges forrásának, ki jogosult módosítani azokat, és milyen feltételekkel kerülhetnek át a bérszámfejtésbe.
A hozzáférési jogosultságokat szintén át kell gondolni. A HR-munkatársaknak, a bérszámfejtőknek és a vezetőknek nem feltétlenül van szükségük ugyanazokra a munkavállalói adatokra. A jogosultságokat a tényleges feladatokhoz kell igazítani, és nem célszerű automatikusan átvenni egy korábbi rendszer beállításait. Az adatokhoz való hozzáférés szabályozása fontos része a biztonságos működésnek.
A rendszer kiválasztásakor a valós munkafolyamatokból érdemes kiindulni
A szoftverválasztás egyszerűbbé válhat, ha a szervezet először a jelenlegi működés nehézségeit térképezi fel, és csak ezután hasonlítja össze a lehetséges megoldásokat. A HR- és bérszámfejtési csapat például áttekinthet egy korábbi bérszámfejtési ciklust, és megjelölheti, hol kellett adatokat ismételten rögzíteni, információkat bekérni, hibákat javítani vagy más nyilvántartásokkal egyeztetni.
Az így összegyűjtött tapasztalatokból konkrét értékelési szempontok alakíthatók ki. Képes-e az új rendszer kezelni azokat a munkavállalói változásokat, amelyek jelenleg a legtöbb pluszmunkát okozzák? Látható-e a bérszámfejtés számára, hogy mi és mikor módosult? A változások utólag is nyomon követhetők az auditinformációk segítségével? Meghatározható-e, hogy a jóváhagyott adatok mikor kerüljenek be a bérszámfejtési folyamatba?
A bevezetés során a bérfizetés folyamatosságát is biztosítani kell
A megfelelő rendszer kiválasztása csak az első lépés. A bevezetés előtt felül kell vizsgálni a munkavállalói adatokat, meg kell tervezni azok átvitelét, és tesztelni kell az új megoldást. A HR- és bérszámfejtési csapatnak arra is fel kell készülnie, hogyan működnek majd a jóváhagyások, a hozzáférési jogosultságok és az adatátadások az összekapcsolt rendszerekben.
A túl gyors átállás éppen azokat az egyeztetési problémákat idézheti elő, amelyeket a fejlesztésnek meg kellene szüntetnie. A bevezetési tervben ezért elegendő időt kell hagyni az átvitt adatok ellenőrzésére, a bérszámfejtési eredmények összehasonlítására és az eltérések rendezésére, még mielőtt a szervezet teljesen felhagyna a korábbi folyamattal.
A HR és a bérszámfejtés integrációja akkor lehet igazán eredményes, ha egy már ismert, konkrét problémára kínál megoldást. Ha a két terület rendszeresen azzal tölti az idejét, hogy ugyanazokat az adatokat összehangolja a különböző nyilvántartásokban, érdemes felülvizsgálni a jelenlegi működést. A sikeres átállás az adatok és a felelősségi körök tisztázásával kezdődik, megőrzi a bérszámfejtés szükséges ellenőrzéseit, és elsősorban azokat az adminisztratív lépéseket alakítja át, amelyek már nem teremtenek valódi értéket.
Új lehetőséget keresel a HR vagy a bérszámfejtés területén?
A HR-folyamatok és a bérszámfejtés folyamatosan fejlődnek, ezért a szakmai tudás naprakészen tartása mellett az is fontos, hogy megtaláld a hozzád illő munkakört és munkahelyet.
Ha új kihívásra vágysz, vagy szívesen lépnél tovább a HR, a munkaügy vagy a bérszámfejtés területén, nézz körül a Jobinfo.hu aktuális állásajánlatai között, és találd meg a következő szakmai lehetőségedet!
